Proces B. Reageren op afwijkingen

Doel

Het doel van dit proces is te waarborgen dat afwijkingen van de afgesproken samenwerkingsprocesbeschrijvingen snel en doeltreffend worden afgehandeld. Een tweede doel is dat de organisaties de afhandeling van de afwijkingen benutten om hun procesbeschrijvingen en de uitvoering daarvan te verbeteren.

Toepassingsgebied

Alle afwijkingen van gemaakte afspraken die door een indiener als belangrijk worden aangeduid, worden volgens deze procesbeschrijving behandeld. Belangrijke afwijkingen zijn structurele afwijkingen en incidentele, ernstige afwijkingen.

Aanleiding

Een medewerker constateert een afwijking.

Producten en kwaliteitscriteria

Producten

Kwaliteitscriteria

Afgehandelde afwijking

Binnen 1 week na indiening worden de inspectiepartners op de hoogte gebracht.

Afwijkingenregister

Bevat alle afwijkingen vanaf de ingangsdatum van deze procesbeschrijving.

Bevoegdheden en verantwoordelijkheden

Organisatie

Bevoegdheden

Verantwoordelijkheden

Bg Wabo

Doorvoeren van verbeteringen in de uitvoering van het Brzo 1999 in hun ambtsgebied.
Zie verder verantwoordelijkheden.

Het tijdig afdoen van afwijkingen over het bg Wabo.
Registreren van afwijkingen over de uitvoering van het Brzo 1999 in hun ambtsgebied.
Verbeteren van de uitvoering van het Brzo 1999 in hun ambtsgebied op basis van ingediende afwijkingen.

Inspectie SZW

Zie verantwoordelijkheden.

Verbeteren van de eigen bedrijfsvoering op basis van ingediende afwijkingen.

Veiligheidsregio

Zie verantwoordelijkheden.

Verbeteren van de eigen bedrijfsvoering op basis van ingediende afwijkingen.

Processchema

procesbgif18kb

Procesbeschrijving

ACTIVITEIT/
PROCESSTAP

ROL

BESCHRIJVING PRODUCT/
REGISTRATIE

1. Constateren belangrijke afwijking

Iedere medewerker (indiener)

Constateert een belangrijke afwijking en geeft deze door aan de BRZO-coördinator

Afwijking

2. Registreren afwijking

BRZO-coördinator

Registreert de afwijking.
Gaat na op welke dienst de afwijking betrekking heeft en zet de afwijking uit bij die dienst

Registratie afwijking

3. Onderzoek afwijking

Manager veroorzakende dienst

Neemt binnen afgesproken termijn contact op met de indiener.
Overlegt met de indiener de achtergronden en oorzaken van de afwijking.
Bespreekt binnen de dienst op welke wijze de afwijking zal worden opgelost en binnen welke termijn.
Bespreekt zonodig met andere partners op welke wijze de afwijking zal worden opgelost en binnen welke termijn.
Zorgt zonodig voor behandeling van oorzaak en oplossing van de afwijking

Uitvoeringsafspraken

4. Afhandelen afwijking

Manager veroorzakende dienst

Zorgt voor afhandeling van de afwijking.
Informeert, wanneer de afwijking is afgehandeld, de BRZO-coördinator over de wijze van afhandeling en de tevredenheid van de indiener

5. Registreren afgehandelde afwijking

BRZO-coördinator

Registreert afgehandelde afwijking

Afgehandelde afwijking

6. Verbeteren bedrijfsvoering

Manager Wabo
Manager MHC
Manager veiligheidsregio

Bespreekt eens per overeengekomen periode de binnengekomen afwijkingen en stelt op basis daarvan vast welke verbeteringen in de bedrijfsvoering noodzakelijk zijn.
Voert de afgesproken verbeteringen in hun dienst door.

Verbetervoorstellen en doorgevoerde verbetervoorstellen