T2 - Eisen aan het kernteam en de inspectieleider

Eisen aan het kernteam

De eisen aan een kernteam van inspecteurs kunnen uitgewerkt worden op kwaliteit (in kennis en jaarlijkse inspectie-ervaring), taakverdeling en de omvang (desgewenst te onderscheiden in fasen, zoals startbijeenkomst, inspectie op bedrijf en terugkoppeling). In deze toelichting wordt achtereenvolgens ingegaan op:

  • algemene uitgangspunten die gelden voor een kernteam, vanuit verschillende invalshoeken;
  • basisopzet voor de uitvoering van een inspectie;
  • relatie inspectie en handhaving;
  • eisen kernteam.

1. Algemene uitgangspunten die gelden voor een kernteam

De eisen die aan het kernteam van inspecteurs gesteld dienen te worden, zijn te baseren op de volgende uitgangspunten:

  1. professionele benadering van het geïnspecteerde bedrijf;
  2. verantwoordelijkheden in overeenstemming met de wettelijke bevoegdheden van de betrokken inspecteurs;
  3. optimale benutting van de samenwerking tussen de betrokken inspecteurs.

Professionele benadering van het geïnspecteerde bedrijf
Het bedrijf als onderwerp van inspectie heeft behoefte aan een inspectie die een duidelijk doel heeft, samenhangend is, zich richt op de relevante risico's en knelpunten in het bedrijf, to-the-point en met een minimum aan last voor de medewerkers van het bedrijf wordt ervaren.

Het bedrijf kan hier zelf invloed op uitoefenen door de benodigde documentatie beschikbaar te hebben, bereidheid om medewerkers te laten interviewen uit te stralen en inspecties van installaties adequaat te begeleiden.

De omvang van het kernteam moet zijn afgestemd op de omvang van het bedrijf. Het is niet goed als een klein bedrijf wordt geïnspecteerd door een te groot kernteam van inspecteurs. Hier zijn geen getallen voor te noemen, maar een inspectie in een bedrijf van bijvoorbeeld minder dan 20 werknemers met een kernteam van meer dan 6 personen legt het gehele productieproces plat.

De kwalificatie van het kernteam dient aan te sluiten bij de complexiteit van het bedrijf: inspecteurs moeten volwaardige gesprekspartners zijn. Zij hoeven niet alles te weten, maar dienen over de juiste veiligheidsachtergrond te beschikken om tot een duidelijk beeld van het te beheersen gevaar te kunnen komen. Hieraan dient inzicht in de wijze van beheersing gekoppeld te zijn. Vanuit deze kwalificaties moeten documenten, antwoorden en waarnemingen op waarde beoordeeld kunnen worden.

Verantwoordelijkheden in overeenstemming met de wettelijke bevoegdheden
Diverse bestuursorganen zijn op grond van verschillende wetgeving bevoegd tot het houden van toezicht. Een inspectie wordt dan ook uitgevoerd onder de gezamenlijke verantwoordelijkheid van de betrokken bevoegde gezagen. Bevindingen of overtredingen dienen juridisch juist te worden vastgesteld in naam van één bevoegd gezag. Er zijn meerdere mogelijkheden om hier in de praktijk invulling aan te geven:

  • de inspecteur is benoemd door het betreffende bevoegd gezag;
  • er is sprake van mandaat;
  • er is sprake van delegatie.

In geval van de eerste variant dient de inspecteur wel over de gewenste kwaliteiten te beschikken. Is er sprake van een mandaatregeling, dan wordt aan een andere partij bevoegdheid toegekend om namens het betreffende bevoegd gezag waarnemingen te doen, en deze zonodig te herleiden tot overtredingen. Het blijft aan het betreffende bevoegd gezag om tot aanpak van deze overtredingen over te gaan. Daarvoor is een helder overdrachtstraject noodzakelijk. De derde variant komt nauwelijks voor, en wordt dan ook niet nader uitgewerkt.

Optimale benutting van de samenwerking tussen de betrokken inspecteurs
In het Brzo 1999 is de samenwerking tussen de diverse inspecteurs op het gebied van de inspectie wettelijk voorgeschreven. Dit vanuit de filosofie dat er een duidelijke samenhang is tussen interne veiligheid, externe veiligheid en de daadwerkelijke beheersing van zware ongevallen. Gegeven de eigen verantwoordelijkheden van iedere inspecteur zijn de benodigde instrumenten nadrukkelijk ontwikkeld vanuit het perspectief van samenwerking. Om dit in de praktijk ook daadwerkelijk gestalte te geven is het noodzakelijk dat de inspecteurs van de verschillende diensten een gemeenschappelijke taal hebben en op een gelijk niveau opereren.

Daarnaast is het voor een optimale samenwerking ook essentieel dat er afspraken over de wijze van (samen)werken gemaakt worden, en dat de leider van het kernteam verantwoordelijk is voor de interne én externe coördinatie van de inspectie-activiteiten.

2. Basisopzet voor de uitvoering van een inspectie

Er zijn vier verschillende activiteiten te onderscheiden bij de uitvoering van een gezamenlijk bedrijfsbezoek:

  1. controle van aangeleverde gegevens;
  2. informatieverzameling voor eigen activiteiten;
  3. inspectie (waaruit ook handhaving kan volgen);
  4. opstellen inspectierapport.

Controle van aangeleverde gegevens
Denk hierbij met name aan verificatie: is datgene wat is aangeleverd correct? Om deze taak uit te oefenen is veelal geen specifieke deskundigheid vereist, wel globaal inzicht in doel en achtergrond van de verstrekte gegevens.

Informatieverzameling voor eigen activiteiten
Hierbij gaat het om de aansluiting van bedrijfsactiviteiten aan de overheidsprocessen. Dit speelt zich af op het gebied van rampenbestrijding, vergunningverlening en ruimtelijke ordening. Goede kennis van de eigen processen, en van de gelieerde bedrijfsactiviteiten is nodig om deze taak naar behoren te kunnen uitoefenen. Kennis en kunde op het gebied van inspectie is minder relevant maar soms wel handig om de informatie op waarde te kunnen schatten.

Inspectie
Voor een goede inspectie, met gebruikmaking van de inspectiemethode Brzo 1999 dient de inspecteur gekwalificeerd te zijn. Hij dient bij voorkeur te beschikken over kennis en kunde op maatlatniveau, en met regelmaat inspecties uit te voeren om kennis en kunde op peil te houden en continu te verbeteren. Hier zijn wel gradaties aan te geven, afhankelijk van de complexiteit van het technische proces en van de organisatorische opzet van het bedrijf. In geval van een minder complexe situatie kan met minder kennis toch een goede inspectie worden uitgevoerd. Criteria met betrekking tot opleidings- en competentie-eisen waaraan een volwaardig VMS-inspecteur moet voldoen zijn gegeven onder 4 in deze toelichting.

Opstellen inspectierapport
Het inspectierapport dient alle informatie te bevatten die noodzakelijk is om te bepalen of een handhavingstraject moet worden ingezet, op welke punten en met welke argumenten en welke instantie dat zal doen. Dit betekent dat inspecteurs moeten zijn gemandateerd om dit onderzoek uit te voeren en over de deskundigheid dienen te beschikken om het toezicht en de rapportage zodanig uit te voeren dat een handhavingstraject adequaat kan worden uitgevoerd. De verantwoordelijkheid voor het opstellen van het inspectierapport ligt bij de inspecteurs van het kernteam.

3. Relatie inspectie en handhaving

Na de inspectie volgt mogelijk als apart traject de handhaving. De inspectie wordt door de betrokken overheden gezamenlijk uitgevoerd, daarvoor worden de speciaal opgeleide VMS-inspecteurs ingezet. De inspectie resulteert in een gezamenlijk inspectierapport. Op basis van de inhoud van het inspectierapport wordt bepaald welke handhavingsacties vervolgens door de verschillende overheidsdiensten afzonderlijk worden uitgevoerd. Het inspectierapport dient de informatie te bevatten die ook noodzakelijk is voor het handhavingsproces.

De handhaving kan bestuursrechtelijk en strafrechtelijk van aard zijn. Om handhavingstrajecten juridisch correct te doorlopen dient de vaststelling van overtredingen door daartoe bevoegde inspecteurs plaats te vinden. Het bevoegd gezag moet de inspecteur formeel aanwijzen om namens haar toezicht uit te oefenen, en daaruit voortvloeiende handhaving in gang te zetten.

Indien het bevoegd gezag zelf niet over een gekwalificeerde VMS-inspecteur beschikt maar deze vanuit een andere organisatie betrekt dient mandatering van de namens het bevoegd gezag ingezette inspecteur geregeld te zijn. De administratieve verwerking en voorbereiding op besluitvorming van de handhaving kan weer door een eigen medewerker van het bevoegd gezag worden uitgevoerd. In verband met de overdracht kan het gewenst zijn dat een medewerker van het bevoegd gezag bij delen van de inspectie (bijvoorbeeld de start en de terugkoppeling) aanwezig is.

In geval van een strafrechtelijk spoor is het van belang dat de inspecteur opsporingsbevoegd is (boa-status, of algemene opsporingsbevoegdheid). De inspectie SZW opereert op grond van de wetgeving zowel direct strafrechtelijk als bestuurlijk, de andere inspecteurs hanteren in de regel eerst bestuursrechtelijk toezicht. Een opsporingsambtenaar zal zich altijd moeten vergewissen van de juistheid van het feitencomplex. Dit betekent dat indien bij het eerste onderzoek geen opsporingsambtenaar betrokken is, aanvullend onderzoek noodzakelijk is als er strafrechtelijk opgetreden moet worden.

Gezien het voorgaande zijn er voor de eisen aan het kernteam de volgende aandachtspunten:
aanwezigheid van inspecteurs in het kernteam met boa-status;

  • VMS-inspecteurs die niet in dienst zijn bij het bevoegde gezag dat hen afvaardigt, dienen te zijn gemandateerd tot de uitvoering van de inspectietaak. Dit om ervoor te zorgen dat het inspectierapport ook de basis kan zijn voor de handhaving;
  • kennis van VMS-inspecteurs over de informatie die in het inspectierapport moet worden geleverd om in een volgende fase ook adequaat te kunnen handhaven.

4. Eisen kernteam

Met betrekking tot de eisen die gesteld worden aan een kernteam zijn de volgende aspecten te onderscheiden:

  1. de algemene opzet;
  2. de minimumeisen aan individuele leden van het kernteam (kwaliteitscriteria);
  3. de minimumeisen aan een leider van het kernteam;
  4. de samenstelling van het kernteam;
  5. de omvang van het kernteam.

Algemene opzet
De eisen hebben betrekking op het geheel aan werkzaamheden voor een Brzo-inspectie, dus inclusief voorbereiding, uitvoering en rapportage. Een deel van de te inspecteren onderwerpen (in het bijzonder het VMS) relevant voor alle betrokken overheidsdiensten, dat er binnen het VMS voor elke overheidsdienst specifieke aandachtspunten zijn en er onderwerpen zijn die specifiek zijn voor één overheidsdienst.

Binnen het kernteam kan onderscheid worden gemaakt tussen de ‘VMS-inspecteurs’ en de overige inspecteurs. Voor de VMS-inspecteurs geldt dat deze individueel voldoen aan de kwaliteitscriteria. De overige inspecteurs zijn om een duidelijke reden, geheel of gedeeltelijk bij de inspectie aanwezig. De VMS-inspecteurs vormen de kern van het kernteam en zijn verantwoordelijk voor het opstellen van het inspectierapport.

De VMS-inspecteurs voldoen aan kwalificatie-eisen op basis waarvan zij alle onderwerpen die voor alle overheidsdiensten relevant zijn kunnen inspecteren. Voor de overige inspecteurs geldt dat deze om een specifieke reden deel uitmaken van het kernteam. Bijvoorbeeld voor het beoordelen van specifieke onderdelen (zoals bijvoorbeeld QRA en bedrijfsbrandweer) of voor de overdracht van informatie in verband met bijvoorbeeld latere handhaving. Een andere reden kan zijn het opdoen van ervaring als inspecteur om de kwalificatie als VMS-inspecteur te behalen. Vooraf moet duidelijk zijn (ook voor het te inspecteren bedrijf) wat de reden is voor de aanwezigheid van de personen die deel uit maken van het kernteam.

Het streven moet zijn dat het aantal leden van het kernteam zo klein mogelijk is.

De overheidsdiensten zijn zelf verantwoordelijk voor het benoemen van eisen aan inspecteurs die betrekking hebben op de onderwerpen waarvoor de betreffende overheidsdienst alleen verantwoordelijk is. Vastgelegd worden alleen de eisen die gelden voor alle inspecteurs, onafhankelijk van welke overheidsdienst deze afkomstig zijn.

Eén van de teamleden fungeert als leider van het kernteam, en is verantwoordelijk voor de interne en externe coördinatie van de activiteiten van het kernteam.

Kwaliteitseisen aan individuele leden van het kernteam
VMS-inspecteurs (Brzo) dienen te voldoen aan de kwaliteitscriteria zoals opgenomen in toelichting T1.

Minimumeisen aan een inspectieteamleider
Een inspectieteamleider voldoet aan de eisen voor VMS-inspecteurs zoals hierboven geformuleerd (en de toelichting taken en verantwoordelijkheden van de inspectieleider) en heeft daarnaast:

  • een training als lead-auditor of leider kernteam doorlopen;
  • gedurende 3 volledige audits met een duur van totaal 10 dagen gefunctioneerd als leider van een kernteam onder aansturing en begeleiding van een inspecteur die is gekwalificeerd als leider van een kernteam.

Samenstelling van het kernteam
In principe wordt door de inspectie SZW, brandweer en bg Wabo één VMS-inspecteur geleverd die voldoet aan de minimumeisen. Indien een bedrijf een MRA moet opstellen kan het bg Waterwet ervoor kiezen om een volledig gekwalificeerde inspecteur in te zetten als vierde VMS-inspecteur die deel uitmaakt van het kernteam of een inspecteur voor specifiek de MRA (bij een deel van de inspectie). Bij de samenstelling van het kernteam c.q. de selectie van de VMS-inspecteurs gelden de volgende uitgangspunten:

  • minimaal één van de VMS-inspecteurs dient gekwalificeerd te zijn als kernteamleider;
  • minimaal één van de VMS-inspecteurs dient ook VMS-inspecteur te zijn geweest bij de vorige inspectie bij het betreffende bedrijf;
  • voor de strafrechtelijke handhaving dienen de inspecteurs de status van boa (buitengewoon opsporingsambtenaar) te hebben. Dit geldt in ieder geval voor de inspecteurs van de inspectie SZW;
  • indien het bedrijf in het toezichtmodel voor de inherente factoren - dit zijn de factoren die bepalend zijn voor de omvang van het risico van de installaties en activiteiten van het bedrijf, onafhankelijk van de getroffen maatregelen - een score heeft van meer dan 15 punten dienen alle VMS-inspecteurs aantoonbare kennis en/of ervaring te hebben die aansluit bij het te inspecteren bedrijf. Het gaat dan om vergelijkbare ervaring voor wat betreft zowel de omvang van het bedrijf als de aard van de gevaarlijke stoffen en processen;
  • in het geval een bedrijf een score heeft op de inherente factoren van 15 punten of minder wordt ervan uitgegaan dat de basiskennis van de VMS-inspecteurs in het kernteam voldoende is voor het uitvoeren van een inspectie.

Omvang van het kernteam
In principe bestaat het kernteam uit een kern van drie VMS-inspecteurs (van elke overheidsdienst één) waarvan er één als kernteamleider optreedt. De aard en omvang van het bedrijf kan reden zijn het aantal VMS-inspecteurs uit te breiden. Een indicator hiervoor is het toezichtmodel, middels de score op de ‘inherente factoren’ (hoger dan 5 bij criterium A1) en de score voor ‘maatregelen en resultaten’ .

Het totale kernteam is niet groter dan tweemaal het aantal VMS-inspecteurs. Personen die niet tot de kern van het kernteam behoren (de VMS-inspecteurs vormen de kern) kunnen ook bij delen van de inspectie aanwezig zijn. Bijvoorbeeld alleen bij de startbijeenkomst en de terugkoppeling (close-out). Dit geldt in het bijzonder voor de personen die aanwezig zijn in verband met de goede overdracht. In geval dat derden zijn gemandateerd voor de uitvoering van de inspectie zal in het opdrachtgeverschap moeten worden geregeld in hoeverre de aanwezigheid bij de inspectie nodig is.

Taken en verantwoordelijkheden van de inspectieleider

In de huidige structuur die is opgenomen in de bestuurlijke inspectieprogramma’s is bepaald dat de rol van inspectieleider vanuit de verschillende toezichthouders kan worden ingevuld. Hierdoor is er een verdeling van de taakbelasting en verantwoordelijkheden bereikt.

In principe kan elke inspecteur welke binnen zijn of haar organisatie als inspectieleider is aangewezen worden ingezet als inspectieleider. De bedoeling is een evenredige inzet van de partijen gerelateerd naar kennis, kunde en ervaring (en over de drie partijen verdeeld, dus circa 30% van de inspecties per partner). Dit dient in goed overleg georganiseerd te worden.

Randvoorwaarden
Een aantal randvoorwaarden blijft hiervoor gelden:

  • de inspectiedata, data vooroverleg en rapportagedagen zijn reeds gezamenlijk afgestemd en vastgelegd;
  • coördinator bg Wabo maakt de inspectiezaak aan in de GIR en voert de betrokken inspecteurs en diensten op;
  • de Brzo-inspecteur van het bg Wabo die deel uitmaakt van het kernteam draagt zorgt voor de verzending van de rapportage aan het bedrijf;
  • er is gezamenlijk door de inspectiepartners afgestemd welke dienst voor welke inspectie als inspectieleider op zal treden.

Taken en verantwoordelijkheden
De taken van de inspectieleider zijn:

  1. Het voorbereiden van het inspectieplan voorafgaand aan het vooroverleg met de partners. Dit op basis van het MIP en direct ingevoerd in de GIR. Hierbij doet de inspectieleider ook een voorstel voor de teamindeling bij meerdere teams in de inspectie. Bij inschatting of bekendheid van het hebben van één of meerdere onervaren inspecteurs houdt hij rekening met de teamindeling.
  2. Voorzitten van het vooroverleg. Het verdient aanbeveling dit vooroverleg in een ruimte te houden waar de beschikbaarheid van tenminste een pc met internetaansluiting t.b.v. van de GIR aanwezig is, en bij voorkeur een beamer.
  3. Het invoeren van de inspectieagenda in de GIR. Dit uit te voeren tijdens het vooroverleg is aan te bevelen.
  4. Het maken van afspraken over de komende inspectie bij het bedrijf. Samen met een inspectiepartner afstemmen van tijdstippen, deelnemers bedrijf en inspectieagenda. Dit voorkomt tijdsbeslag tijdens de inspectie voor agenda- of onderwerp wijzigingen.
  5. De inspectieleider is leider van een deelteam en stuurt de onderlinge communicatie tussen de kernteams.
  6. Eventuele onjuistheden tijdens de inspectie, zoals te ver afwijken van de inspectieagenda zonder aanwijsbare aanleiding, het uitvoeren van een andere dan Brzo-inspectie, etc. signaleren en het hier op aanspreken van de betreffende inspecteur.
  7. Het aanspreekpunt van het bedrijf tijdens de inspectie. Hij geeft de kick-off bij het bedrijf.
  8. Het voorbereiden van de afsluitende powerpoint-presentatie van de close out bij het bedrijf, voor het eindoverleg met de partners, zodat de bekende hoofdpunten reeds zijn opgenomen en tijd bespaard wordt in het fijnslijpen op terugkoppeldetails.
  9. Het verzorgen van de terugkoppeling aan het bedrijf tijdens de tussentijdse momenten aan het eind van inspectiedagen en tijdens de close out.
  10. Het voorzitten van de gezamenlijke rapportagedag.
  11. Het houden van de eindredactie van het inspectierapport, op tegenstrijdigheden, controle op het juist aangeven van handhavingsacties en lay out.
  12. Het eventueel met het bedrijf communiceren over een conceptrapportage over feitelijke onjuistheden.
  13. Het bewaken van de doorlooptijd van de rapportage en de partners hier op aanspreken.
  14. Het aanpassen van de MIP als gevolg van de inspectieresultaten tijdens de rapportagedag.
  15. Het zorgen dat de juiste definitieve versie in de GIR is opgenomen.

De inspectieleider is geen accounthouder. Deze hoeft derhalve niet van alle landelijke bedrijfsspecifieke zaken op de hoogte gebracht te worden. Binnen diensten waar een accounthouder voor een bedrijf of bedrijfstak aanwezig is, blijft het de verantwoordelijkheid van de inspecteur van die dienst om informatie in de inspectie in te brengen danwel terug te koppelen aan de accounthouder.