Voorbereiding

Bij de voorbereiding van een inspectie moeten de inspectiepartners een aantal keuzes maken. De primaire vraag is wat het doel is van de inspectie, welke thema’s en daarbij behorende inspectieonderwerpen aan bod komen en op welke wijze de inspectie zal worden uitgevoerd.

Het doel van de inspectie is te herleiden uit het MIP. Dit geldt ook voor de meeste onderwerpen op hoofdlijnen. Vaak zal een nadere uitwerking van een onderwerp moeten plaatsvinden, bijvoorbeeld voor de te inspecteren scenario’s, maatregelen en VBS-elementen. De keuzes worden vastgelegd in een inspectieplan. Voor elke inspectie dient een afzonderlijk inspectieplan te worden opgesteld. De betrokken inspectiepartners werken het plan gezamenlijk uit tot een handleiding voor de inspectie. Dit vormt de zogenoemde audittrail van de inspectie.

Om een bedrijf gelegenheid te geven zich op de inspectie voor te bereiden, ontvangt het voordat de inspectie wordt uitgevoerd, een inspectieagenda. In deze agenda zijn de voor het bedrijf relevante onderdelen van het inspectieplan opgenomen.

Beginselen voorbereiding

Voor de voorbereiding van een inspectie zijn de volgende beginselen van belang:

Kernteam is competent en niet te groot
Een kernteam van inspecteurs dient competent te zijn voor de uit te voeren taak. Per betrokken partij wordt de deelname afgestemd op de omvang van het bedrijf en de te behandelen problematiek.

Vaststellen subteams
Het belang van ieder inspectieonderwerp zal niet voor iedere betrokken partij even groot zijn. Dit belang bepaalt hoe het desbetreffende kernteam eruit komt te zien: worden er subteams gevormd bestaande uit deelnemers van alle betrokken partijen, óf worden per dienst subteams gevormd. Het inspecteren van een volledig scenario kan goed door een gemengd team worden gedaan, terwijl een inspectie naar een kwantitatieve risicoanalyse (QRA) voor de Inspectie SZW niet zo relevant is en een detailinspectie naar het functioneren van beveiliging in de processturing eerder voor de Arbeidsinspectie dan voor de brandweer aan de orde zal zijn.

Duplicatie voorkomen
Leidraad is het principe dat duplicatie van bepaalde werkzaamheden zoveel mogelijk wordt voorkomen. Het betreft dan met name het opvragen van documentatie, het stellen van vragen over een bepaald onderwerp en het interviewen van personen. Een deugdelijke voorbereiding van de inspectie is cruciaal voor het slagen van dit principe. Daarbij moet wel bedacht worden dat voor een goede verificatie dubbeling soms noodzakelijk is.

Uitnodiging ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging
Bij de inspectie-uitvoering heeft de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging op grond van de Arbeidsomstandighedenwet vergezelrecht. De ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging dient dan ook geïnformeerd te worden over de uitvoering van de inspectie en in staat te worden gesteld (een gedeelte van) de inspectie bij te wonen.

Keuze onderwerpen
Wanneer een thema is gekozen, hoeven niet automatisch alle onderliggende onderwerpen doorlopen te worden. Dit is namelijk afhankelijk van het type bedrijf en de complexiteit hiervan alsmede van de voor de inspectie beschikbare tijd. Het kernteam kan vooraf een keuze maken. Daarbij moet wel gelet worden op het uitgangspunt van de inspectiemethodiek.

Om een onderwerp goed te kunnen beoordelen dient een groot aantal waarnemingen plaats te vinden. Het verdient echter de aanbeveling binnen de beschikbare inspectietijd niet te veel onderwerpen te willen beoordelen, omdat er dan geen goed oordeel kan worden gegeven. Per onderwerp worden er in de aandachtspuntenlijsten VBS (bijlagen C5A en C5B) een aantal managementthema’s weergegeven. Deze managementthema’s zijn mogelijke aandachtspunten voor de inspecteur.

Gebruik aandachtspuntenlijst VBS
Relevante punten voor de betreffende inspectie kunnen tijdens de voorbereiding worden gekopieerd naar de laatste pagina van de aandachtspuntenlijst VBS. Deze laatste pagina kan tijdens het interview ook worden gebruikt om de eigen waarnemingen in op te nemen.

Agenda
Bij het opstellen van de agenda verdient het de aanbeveling tijd te nemen om de waarnemingen met elkaar in verband te brengen en een link te leggen naar de onderwerpen.

Voorbereiding in de Inspectieruimte

De coördinator van het bevoegd gezag Wabo (maatlatorganisatie) maakt een zaak aan in de Inspectieruimte. Vervolgens zal de inspectieleider de algemene inspectie-informatie indien nodig aanpassen. Daarna legt het kernteam (inspectieleider) de inspectiethema's en inspectie-onderwerpen, de voorgenomen wijze van inspecteren (interview, documentstudie, inspectie ter plaatse, toe te passen hulpmiddelen zoals NIM-modules en controlelijsten) en de data van de inspectie vast.

Met deze informatie worden volautomatisch een inspectieplan en inspectieagenda gegenereerd. Tevens worden werkdossiers aangemaakt, waarin iedere inspectiedeelnemer zijn of haar waarnemingen gestructureerd kan vastleggen. Delen van deze agenda kunnen worden verwijderd wanneer het kernteam van inspecteurs besluit dat ze geen extra informatie geven. De goedgekeurde agenda wordt vervolgens naar het bedrijf gestuurd.

De Inspectieruimte biedt een grote mate van flexibiliteit. Zo kunnen onderwerpen lopende de inspectie worden toegevoegd, is de toebedeling naar werkdossiers te wijzigen, en kunnen de volautomatisch gegenereerde documenten in Word worden aangepast. Na afronding worden zij definitief verklaard door omzetting naar een pdf-document. Deze flexibiliteit stelt uiteraard eisen aan de gewenste procesbewaking. Immers, de informatie die in het systeem wordt opgeslagen moet gelijk zijn aan de informatie die naar buiten gerapporteerd wordt. Het is de eigen verantwoordelijkheid van de inspecteurs om dit te bewerkstelligen.