Module 1.2 - Systeemgerichte benadering VMS

Kernvraag

Is er een passend VMS?

Inleiding

De initiële inspectie is de start van de inspectiecyclus en vormt veelal de basis voor de vervolginspecties (Module 1.3 en 2.3). Een initiële inspectie kan worden toegepast bij bedrijven die net begonnen zijn met het ontwikkelen van een veiligheidsmanagementsysteem (VMS), maar ook bij bedrijven die daar al vergevorderd mee zijn. Een nieuw veiligheidsrapport (VR), een essentiële wijziging bij het bedrijf of een nieuw management(systeem) kan bij vergevorderde bedrijven de aanleiding zijn tot het (opnieuw) uitvoeren van een initiële inspectie.

Deze module behandelt de beoordeling van het VMS, bestaande uit het Preventiebeleid Zware Ongevallen (PBZO) en het veiligheidsbeheerssysteem (VBS). Het gehele VMS wordt bij zowel VR- als PBZO-plichtige bedrijven in helikopterview beoordeeld. De beoordeling richt zich op het gedocumenteerd zijn en de geschiktheid van het systeem. Onder geschiktheid wordt in dit geval verstaan of er een voor het bedrijf passend VMS is. De inspectie kan eventueel worden aangevuld met een visuele inspectie van het bedrijf om een indruk te krijgen van de geschiktheid van het VMS. De implementatie van het VMS wordt tijdens een vervolginspectie volgens de systeemgerichte benadering (Module 1.3) beoordeeld.

Inspectievragen

  • Is het bedrijf bekend met en bewust van de risico’s op zware ongevallen die door eigen activiteiten worden veroorzaakt?
  • Is door het bedrijf beleid (PBZO-document) opgesteld en vastgelegd ten aanzien van het voorkomen van zware ongevallen?
  • Is het beleid uitgewerkt in een VBS en is dit geschikt?
  • Is het VBS gedocumenteerd?
  • Is er een managementloop op metaniveau (meta-PDCA-cyclus) aanwezig?

De antwoorden op deze vragen leiden tot een antwoord op de kernvraag: Is er een passend VMS?

Hulpbronnen

  • Aandachtspuntenlijst VBS – Initiële inspectie (bijlage C5A)
  • Module 1.1: Volledigheidsbeoordeling van het PBZO-document

module12gif12kb 1 2 3 4 5

Toelichting

1

Risicobewustzijn

Inspectievraag: Is het bedrijf bekend met en bewust van de risico’s op zware ongevallen die door eigen activiteiten worden veroorzaakt?

Om de risico’s te kunnen beheersen moeten deze bekend zijn. Een bedrijf dient daarom een analyse te hebben uitgevoerd van de activiteiten en de daaraan verbonden risico’s. Deze risico’s kunnen in hoofdlijnen gepresenteerd zijn in bijvoorbeeld de ‘aard en omvang’-tabel uit de PGS 6.

Ook een visuele inspectie van het bedrijf en de in het PBZO-document geformuleerde doelstellingen (zie stap 2 hieronder) kunnen een beeld geven van de bekendheid en het bewustzijn van de risico’s bij het bedrijf. De inspecteur kan door middel van de visuele inspectie bovendien nog een eigen beeld vormen van de risico’s.

2

PBZO-document

Inspectievraag: Is door het bedrijf beleid (PBZO-document) opgesteld en vastgelegd ten aanzien van het voorkomen van zware ongevallen?

Het VMS start met het PBZO, vastgelegd in het PBZO-document. Dit document wordt op volledigheid en gedocumenteerdheid beoordeeld met behulp van Module 1.1.

3

Uitwerking beleid in VBS

Inspectievraag: Is het beleid uitgewerkt in een VBS (geschikt)?
Inspectievraag: Is het VBS gedocumenteerd?

Het veiligheidsbeleid wordt door het bedrijf uitgewerkt in een op de risico’s afgestemd VBS. Op basis van het eigen risicobeeld en het type bedrijf kijkt de inspecteur of alle VBS-elementen in voldoende mate aandacht krijgen. Een mogelijk hulpmiddel hierbij kan zijn een kruis- of verwijzingstabel 1. De bevindingen zullen gericht zijn op de beoordelingsgrondslagen ‘gedocumenteerd’ en ‘geschikt’.

4

Beoordeling van de meta-PDCA-cyclus

Inspectievraag: Is er een managementloop op metaniveau (meta-PDCA-cyclus) aanwezig?

Met behulp van de meta-PDCA-cyclus kan op hoofdlijnen geïnspecteerd worden of de cyclus (Plan, Do, Check en Act) rond is en het bedrijf in de besluitvorming alle onderdelen meeneemt.

Om te komen tot bevindingen over het functioneren van de meta-PDCA-cyclus worden de volgende stappen doorlopen:

  • VBS-elementen b (de organisatie en de werknemers), g (het toezicht op prestaties) en h (audits en beoordeling) worden voor de gehele PDCA-cyclus 2 beoordeeld op de beoordelingsgrondslagen ‘gedocumenteerd’ en ‘geschikt’3.
  • VBS-elementen c (de identificatie van de gevaren en de beoordeling van de risico’s van zware ongevallen), d (de beheersing van de uitvoering), e (de wijze waarop wordt gehandeld bij wijzigingen) en f (de planning voor noodsituaties) worden alleen voor de Do-fase van de PDCA-cyclus beoordeeld op de beoordelingsgrondslagen ‘gedocumenteerd’ en ‘geschikt’. Bij de beoordeling van de VBS-elementen kan de aandachtspuntenlijst VBS – Initiële inspectie (bijlage C5A) worden betrokken.
5

Oordeel VMS

Kernvraag: Is het VMS geschikt?

Naar aanleiding van de bevindingen in voorgaande stappen wordt beoordeeld of het bedrijf een geschikt en gedocumenteerd PBZO-document heeft, of het beleid juist is uitgewerkt in het VBS en of het PBZO voor de bedrijfstak en -activiteit de gangbare normen en technieken hanteert ofwel de stand der techniek volgt.

De bevindingen worden per VBS-element weergegeven. Vervolgens wordt er per VBS-element een oordeel gegeven en een conclusie geformuleerd.


1 In een kruis- of verwijzingstabel wordt een link gelegd tussen de interne procedures van het bedrijf en de VBS-elementen.

2 Beginnende Brzo-bedrijven zullen alleen de Plan- en Do-fase van de PDCA-cyclus hebben uitgevoerd.

3 Let op: de verschillende VBS-elementen hoeven niet te gedetailleerd bekeken te worden (in principe alleen op ‘gedocumenteerd’ en ‘geschikt’). Systeemgerichte vervolginspecties gaan dieper op de elementen in en beoordelen op ‘geïmplementeerd’.