Bij de voorbereiding van een inspectie moet het kernteam van inspecteurs in een inspectieplan vastleggen wat het doel van de inspectie is, welke thema’s en daarbij behorende inspectieonderwerpen aan bod komen en op welke wijze de inspectie zal worden uitgevoerd.
Het procesverloop van waarneming, via bevindingen, naar oordeel en conclusie wordt in onderstaand schema weergegeven.
Het beoordelen van de inspectie-onderwerpen is subjectief. De inspectiemethodiek beoogt echter een gelijke waardering in vergelijkbare situaties. Daarom is een technische en organisatorische waarderingsschaal opgesteld.
De inspecteur heeft als leidend kader bij de inspecties vijf hoofdvragen waaraan de drie beoordelingsgrondslagen (gedocumenteerd, geschikt en geïmplementeerd) verbonden zijn.
Het veiligheidsmanagementsysteem (VMS) van een bedrijf omvat het Preventiebeleid Zware Ongevallen (PBZO) en het veiligheidsbeheerssysteem (VBS). Het VMS heeft een systematische en kwalitatief juiste benadering van veiligheid tot doel.
De maatregelen kunnen bestaan uit puur organisatorische maatregelen, uit puur technische maatregelen en uit een combinatie van beide. De maatregelen kunnen zowel preventief als repressief van aard zijn en worden vaak in scenario's weergegeven in de vorm van een vlinderdasmodel.